いつもお世話になっております。孫平です。
みなさんも、できることなら限りある時間を有効に使いたいと思っていることでしょう。
そこで今回は、フォーチュン500企業のCEOで、ニューヨークタイムズ紙のベストセラー作家でもあるケビン・クルーズさんの『1440分の使い方』を参考に、成功者たちはどのように時間を使っているのか、また時間管理においてどんなことを意識しているのかといった点についてまとめていきたいと思います。
ここでいう「成功者たち」とは、クルーズさんが取材した、7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールA学生、239人の起業家たちのことで、彼らに特に共通してみられた時間管理の特徴を簡潔に15個にまとめています。
それではさっそく参りましょう。
成功者たちの時間管理15の秘訣
①時間を「1分単位」としてとらえている
時間について考えるとき、1時間単位だと大雑把過ぎ、1秒単位だと細か過ぎてしまう。1分単位としてとらえると、いちばん時間感覚が分かりやすい。
ちなみに1日は「1440分」である。この「1440分」をあなたはどのように使うだろうか。
②タスクに優先順位をつけている
よく言われていることだが、自分にとって重要なことをしっかりと考え、特定できている人は少ない。まずはその作業からだ。
重要なタスクを特定できたら、朝の2時間をそれに充てるよう工夫してみよう。
③ ToDoリストを使わない
ToDoリストの致命的な欠点は、すぐにできる簡単なことから取り掛かってしまいやすくなり、結果的に重要なことに取り掛かる時間やエネルギーが不足してしまい、結局何も成し遂げられない可能性が高くなることである。
やらなければいけないことは ToDoリストではなく、スケジュール帳に書き込もう。しっかりとスケジューリングすることで、そのタスクをいつどこでどれぐらいやるのかが明確になる。
④先延ばししそうになったら未来の自分を疑う
例えば、今日のタスクを明日やればいいやと先延ばししそうになったら、「明日の自分は、今日先延ばししたタスクと明日のタスクを、本当にちゃんとこなせるのだろうか？」とか「そもそも明日の自分も今日の自分と同じように、先延ばししてしまうんじゃないか？」というように、未来の自分を疑ってみよう。
往々にして、私たちは未来の自分を過大評価していて、その期待は大抵の場合裏切られるのだから。
⑤夕食までに帰宅している
やるべきタスクはいくらでもあり、終わりはない。だからこそ、夕食までには帰宅するというマイルールを設定する。夕食まででなくてもいいが、自分なりのデッドラインを決めておかないと、いつまでもダラダラと生産性の低い仕事をしかねない。
⑥ノートに記録している
様々な研究からも、ノートに手書きで書く方が記憶が定着しやすいことが分かっている。ノートパソコンやタブレットを使って記録している人が多いが、記憶として定着していなければその後何度も見返すはめになる。仕事をやってる感は感じられるが、実際は貴重な時間をドブに捨てているというわけだ。
紙とペンこそ最強のツールであることを覚えておこう。
⑦メールチェックは1日3回
これもよく言われているタイムハックだ。このルールをしっかりと守るためには、やはりメールチェックの時間をスケジュール帳に記載しておくのがよい。
⑧会議はできるだけ避けている
会議をしなくてもいいように仕事をする方法を考えよう。どうしてもしなくてはならないときも、短時間で、終了時間を厳守して、できれば立ったまま行おう。
様々な研究から、立ったまま会議を行った方が、よりよいアイデアや建設的な意見が交わされやすくなり、しかも短時間で終わることが分かっているのだ。
⑨よく断っている
自分の目標や、自分がしなければいけないこととは関係のないことへの誘いには、はっきり「NO」と言おう。何かを選ぶということは、他の選択肢を捨てるということに他ならない。
そして大抵の場合そのような誘いは、別にあなたでなくてもいいのだ。つまりただの人数合わせにすぎないのだ。
⑩80対20の法則（パレートの法則）を意識している
成果の80%は、20%の活動から生まれている。その20%の活動がいったい何なのかを常に意識してみよう。
11.外部委託している
自分でもできる（またはできない）けど、他の人にもできることは積極的に任せてしまおう。そしてあなたは、できるだけあなたしかできないこと、あなただからこそできることに注力しよう。
12.曜日ごとにテーマを決めている
例えば勉強や読書をするとして、あらかじめ曜日ごとにテーマを決めていれば、今日は何を勉強しようか、どんな本を読もうかなどと無駄な時間を使って悩む必要はなくなる。
曜日ごとにやるべきことが決まっていれば、その日のタスクにすぐに集中できるし、モチベーションも維持しやすい。
13.一度しか触らない
要するに、マルチタスクはせずに、一つのタスクに集中して取り組むということだ。マルチタスクはやってる感は感じやすいが、タスクが切り替わるときにスイッチングコストという物理的な面と精神的な面から生じるわずかな無駄な時間が発生する。これが積み重なることで、生産性が低くなってしまうのだ。
あっちゃこっちゃ中途半端に手を付けるのではなく、やるのなら最後までやる（またはキリのいいところまでやる）。結局はこれが一番早くて仕事の質も高いのだ。
14.朝のマイルーティンを持っている
その内容自体に共通点はないが、成功者たちには例外なく朝に何かしらの習慣があり、それを長年守っている。
コーヒーを飲む、新聞を読む、読書をする、ランニングをする、ヨガをする、ペットの散歩をする、仕事をする…、何でもいいのだが、そのような自分なりの朝の儀式に、大きな力があるのは間違いないだろう。
15.いつでも良いパフォーマンスを発揮するために、心身を健康に保っている
どんなに生産性の高い活動をしていても、それで体を壊してしまえば全てが台無しだ。生産性の高い活動を「長期的に」していくためには、積極的に「休む」ことが非常に重要である。
睡眠、食事、運動、短い休憩は、何よりも優先すべきことである。結局は「身体が資本」というわけだ。
ざっとみてきましたが、けっこう抽象的な内容や、そんなの知ってるよみたいな内容も多かった気がしますね。
しかし物事の本質はシンプルであることが多いですし、この15の秘訣ができている人もほとんどいないのではないでしょうか。
やはり、当たり前のことを当たり前にやるのが一番難しいのでしょう。
なのでまずは、自分ができそうなものから試してみて下さい。1つ実行するだけでも全然違ってくると思いますので。
【参考文献】
ケビン・クルーズ『1440分の使い方』パンローリング（2017年）